Organisons-nous trop de réunions ? Conseils pour une étiquette réunions et une gestion du temps efficaces
Les travailleurs flamands se réunissent en moyenne 3 heures et 48 minutes par semaine. C'est ce qui ressort d'une étude menée par l'université de Gand. Ces moments de concertation personnels sont souvent intéressants, à condition de les programmer de manière réfléchie. En tant que travailleur et en tant qu'organisation, comment garantir une culture de réunion intelligente ?
Qu'il s'agisse d'une idée innovante sur un projet sympa ou d'un message d'intérêt général, lorsque nous voulons partager quelque chose avec nos collègues, nous n'hésitons pas à vite organiser des réunions. Un peu trop vite même. Une étude menée par l'Université de Gand montre que de nombreux travailleurs flamands aimeraient consacrer moins de temps aux réunions.
Les réunions en Flandre : quelques chiffres clés de l'enquête de l'UGent
5 travailleurs flamands sur 10 sont favorables à ce que l’on fixe à l’avance un moment de concertation par semaine ou par mois. 4 personnes sur 10 y sont ouvertes et seulement 1 personne sur 10 y est opposée. La plupart des partisans connaissent le système spécifique d'une demi-journée par semaine sans réunion, bien que la différence avec d'autres pratiques (une demi-journée ou une journée complète par semaine ou par mois) soit peu importante.
- Outre l’amélioration de leur bien-être, de nombreux travailleurs flamands s'attendent à ce que ces moments sans réunion contribuent à une augmentation de la productivité. 48 % des personnes interrogées ont déclaré qu'une demi-journée par semaine sans réunion augmenterait leur productivité. 16 % à peine estiment que ce ne serait pas le cas. 36% n'ont aucune attente à ce niveau.
Réunions : qui, pourquoi, quand ?
Avant d'envoyer une invitation à une réunion, il est préférable de se poser quelques questions, explique Leonoor Pietercil, conseillère en prévention aspects psychosociaux. « Ces questions déterminent si, quand et avec qui vous organisez la réunion. »
Quel est le but de la réunion ?
Toutes les communications ne doivent pas faire l’objet d’une réunion. « Pensez, par exemple, à une nouvelle décision stratégique que le conseil d'administration souhaite communiquer aux travailleurs ou à un feed-back sur une mission. Un e-mail clair sera ici une forme de communication plus logique. »
Pour qui la réunion est-elle vraiment intéressante ?
Les travailleurs se sentent inutiles lors d’une réunion ? Ce sentiment peut générer une certaine frustration. En effet, plus ils passent de temps en réunion moins ils en ont à consacrer à leurs tâches. « Par conséquent, n'invitez les travailleurs que s'ils ont un rôle clair à jouer durant la concertation. Vous éviterez ainsi que le groupe ne devienne trop important. A partir de 10 participants, souvent, l'efficacité d'une réunion diminue. Si les thèmes et les points d'action concrets abordés concernent plusieurs travailleurs, vous pouvez toujours envoyer un résumé par la suite », explique Leonoor.
(Quand) dois-je organiser une réunion ?
La gestion de la concentration et du temps est essentielle à une journée de travail productive.
« Quand on sait que 10 à 30 minutes sont nécessaires avant de pouvoir se concentrer à nouveau sur une tâche après une réunion, il devient vite évident que les moments de concertation fréquents contribuent à renforcer la pression au travail ou à réduire la productivité. »
« Les (demi-)journées sans réunion constituent une bonne solution à cet égard », poursuit Leonoor. « Les travailleurs peuvent alors continuer à exécuter efficacement leurs tâches. Meilleure concentration, moins de stress, plus de productivité : ce ne sont là que quelques-uns des avantages de ces moments sans réunion. »
« Les travailleurs disposent en outre d’une plus grande marge de manœuvre pour participer à des réunions importantes à d’autres moments et sans stress. S'il est possible d'accorder cette marge aux travailleurs, il convient dans ce cas de fixer avec l'équipe les jours auxquels ils peuvent participer aux réunions. »
Les trois B du bonheur au travail
« Avec une bonne approche, les réunions se révéleront source d'énergie et d’inspiration. Pour ce faire, il faut partir de la théorie des trois B selon laquelle le bonheur des travailleurs repose sur trois piliers », explique Leonoor. « Il s'agit concrètement du besoin d’autonomie, du besoin d’appartenance sociale et du besoin de compétence. Une formule à appliquer autant que possible aux réunions également. »
« Tout commence avant même que tout le monde soit réuni autour de la table. Fixez à l'avance un ordre du jour et des objectifs clairs et laissez les participants préparer la concertation. Ainsi, chacun sait pourquoi il participe, moins de temps est consacré à l'interprétation et au contexte, et les travailleurs tirent un maximum profit de la réunion. »
« Attribuez également à chacun un rôle précis lors des concertations, en fonction de ses compétences. L'un peut prendre des notes, tandis que l'autre surveille l’heure ou prévoit un check-in sympa. Cela contribue à une meilleure concentration et à un meilleur sentiment d’appartenance sociale, et par conséquent à une réunion plus efficace. Prévoir de temps en temps un moment pour bouger permet également de maintenir le niveau d’énergie. »
Le rôle d’une direction efficace
Une culture de réunion équilibrée dépendra d'une bonne direction. Il est attendu de chacun qu'il gère le temps de réunion de manière efficace ? Ces règles de base sont alors essentielles :
- Montrez le bon exemple.
- Appuyez-vous sur la confiance et la communication ouverte.
- Fixez des attentes claires en ce qui concerne les moments de concertation.
« Dans le même temps, il faut offrir aux travailleurs la marge nécessaire pour qu'ils prennent eux-mêmes des responsabilités. Tout travailleur devrait ainsi avoir la possibilité de ne pas assister à une réunion si celle-ci n’est pas nécessaire pour lui », conclut Leonoor.
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